1.dubna 2019 vstoupilo v platnost ustanovení §221 ZZVZ, regulující elektronickou fakturaci za plnění veřejných zakázek.
Podle tohoto ustanovení mají zadavatelé přijímat a zpracovávat elektronické faktury, které splňují evropskou normu pro elektronickou fakturaci.
Faktura tak může sloužit jako
- účetní záznam,
- daňový doklad,
- důkazní prostředek.
Elektronická faktura, kterou podle zmiňovaného ustanovení výše nesmí zadavatel odmítnout, rozhodně není jakákoliv faktura odeslaná a přijatá elektronicky. Ale taková, která se elektronicky také generuje a může být automaticky zpracována účetním systémem příjemce. Dle smyslu ustanovení se nerozumí elektronickou fakturou scan listinné faktury odeslaný e-mailem.
Zavedení e-fakturace má mít několik cílů:
- obecnou standardizaci používání e-faktur v obchodním styku mezi podnikateli a veřejným sektorem,
- mezi podnikateli navzájem
- a otevření národních trhů veřejných zakázek pro zahraniční dodavatele.
Směrnice o e-fakturaci tak stanoví několik požadavků na normu e-fakturace, například
- technologickou neutrálnost,
- slučitelnost s mezinárodními normami pro e-fakturaci,
- zohlednění ochrany osobních údajů,
- uživatelskou vstřícnost,
- vhodnost pro použití v obchodním styku mezi podniky.
Standard faktury dle směrnice o e-fakturaci, kterou musí být zadavatel schopen přijmout a zpracovat je po technické stránce normován, nikdo však zadavetele nenutí dané normy studovat a znát. Toto je nutností informačních systémů , jež e-faktury přijímají a automatizovaně zpracovávají.
Příslušný komplex norem je bezplatně přístupný na www.agentura-cas.cz, ale až po registraci uživatele.
Ovšem zadavatelům není tímto ustanovením zakázáno akceptovat faktury v listinné podobě. Zadavateli je pouze zakázáno odmítnout e-fakturu vyhovující evropskému standardu. Jeho možnost posoudit oprávněnost fakturované částky ovšem není nijak dotčena.